On me pose souvent la question : qu'utilises-tu comme logiciel ? Comment automatises-tu tes documents et envois ?
Il est vrai que le fait d'utiliser une aide administrative, humaine ou logicielle, sera un véritable atout dans l'efficacité de l'organisme de formation.
A quoi ça sert, un logiciel ? Le point commun de tous est l'édition de documents personnalisés : conventions/contrats, convocations, attestations de fin de formation, etc
Bien sûr, le choix du logiciel dépendra surtout de votre usage, de la taille de votre OF (=Organisme de Formation. Oui, je sais, c'est évident, mais quand je lis des sigles, je prends parfois un temps long avant de comprendre, je vous épargne donc ici cette charge mentale!), le nombre de formateurs, les demandes de vos OPCO (=OPérateur de COmpétences, qui finance les formations)
Cependant, je vous propose ici un bref retour d'expérience sur les logiciels que j'ai déjà utilisés. Je ne reçois malheureusement pas de parts de marché, et je ne suis convaincue par aucun à 100%, vous avez donc ma garantie de non conflit d'intérêt
Logiciel 1
Je vous avoue que je ne me souviens même plus de son nom. C'était le premier essai de logiciel, très très austère. Après de nombreuses recherches mails et internet, il semblerai qu'il n'existe plus. Passons.
Logiciel 2 : Form.dev
Aaaaah, form.dev, mon premier amour.
Le premier vrai logiciel que nous avons utilisé.
Il y a 2 avantages évidents concernant Form.dev :
Le prix, très accessible (60-65 euros par mois)
La personnalisation des documents. Grâce à form.dev, je suis devenue une véritable informaticienne, à ajouter/modifier/ajuster des champs dans les documents. Cela rend l'utilisation extrêmement proche de ce que l'on ferait en sur-mesure.
Je pense que form.dev est merveilleux pour commencer, si pour le moment vous n'utilisez rien du tout.
L'inconvénient de form.dev, ce sont les nombreux bugs et ralentissements. A partir d'une certaine taille d'OF, c'est une perte de temps (et de patience) considérable.
Aussi, je trouve l'interface peu contrastée, et à force d'être sur le logiciel toute la journée, c'est fatigant.
Logiciel 3 : Hop3team
J'ai beaucoup aimé le contact du service client. A l'écoute et toute jeune société, elle se met à jour très rapidement.
Il y a un appui fort concernant Qualiopi (indicateur validé ou non dans le logiciel directement)
Je pense que je l'ai testé trop tôt dans le processus de leur déploiement. Mais je l'ai trouvé non abouti. Un an plus tard, il est certainement grandement amélioré, et c'est le ressenti général des OF.
Je l'avais trouvé simple d'utilisation, peu cher, mais faisant appel à d'autres logiciels (formulaire en externe, facture en externe, satisfaction en externe, etc)
C'est cependant celui que je choisirai si je devais commencer un OF maintenant.
Logiciel 4 : Digiforma
Digiforma la star !
Ergonomique, simple d'utilisation, beau beau beau ! Des paillettes dans les yeux et sur l'écran.
Le gros inconvénient : le prix ! J'estime que pour ce prix (500 euros/mois) le service doit être absolument impeccable.
Il me manque la personnalisation des documents, qui est assez sommaire, et la stabilité de l'application. On peut également citer l'extranet qui n'est pas stable.
Mais c'est un logiciel très agréable à prendre en main, et pour une fois : un développeur a compris qu'un OF avait les yeux rivés sur ce support toute la journée, donc si c'est beau c'est bien aussi !
Autre gros point positif : c'est le seul logiciel qui permet une utilisation gratuite dans un premier temps. Utile quand on ne sait pas encore si notre portefeuille de stagiaires va grossir.
Logiciel 5 : Dendreo
Je n'ai pas beaucoup de recul encore. Mais les premiers pas sont top.
Ce sont les mêmes tarifs que Digiforma (peut-être un peu moins), avec un atout supplémentaire : une personnalisation des documents, de l'interface, du catalogue et des paramètres très aboutie.
L'extranet semble performant. La réactivité du service client également.
Pour le moment, je suis conquise. A voir dans quelques mois !
EDIT février 2023 : après quelques mois d'utilisation, je suis vraiment convaincue par ce logiciel. Il est très paramétrable, et j'aime beaucoup cela. Cela demande donc, à mon avis, une expérience de logiciel.
Il y a encore des améliorations à faire, notamment un gros point sur les évaluations de fin de formation. Mais l'équipe est très réactive sur les questions en suspens, sur les points à améliorer, et le développement est vraiment rapide.
Option 6 : Zapier
Je dis "option" car ce n'est pas à proprement parlé un logiciel. MAIS c'est un programme d'automatisation extrêmement efficace quand on a compris le principe. Il s'agit de lier plusieurs programmes et exiger des commandes : "si... alors..." . Par exemple : "si un mail contient une pièce jointe, alors range la dans ce dossier", ou "si un client achète un produit, alors tu crées une facture en reprenant son nom" etc.
J'ai trouvé un article très bien fait ici : https://la-webeuse.com/zapier-guide-debutant/
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